Op 11 februari verzamelden ruim honderd contractmanagers en geïnteresseerden zich in Bunnik voor de Nationale Contract Management conferentie. Initiatiefnemer CMPartners organiseerde de conferentie voor de 5^e keer. Vorig jaar werd een onderzoek uitgevoerd naar de positie, werkzaamheden, verantwoordelijkheden en beloning van contractmanagers. De dagelijkse activiteiten van contractmanagers werden centraal gesteld in workshops op de conferentie. Een tiental sprekers praatten ons bij over de diverse onderwerpen waar contractmanagers in de praktijk mee te maken krijgen: prestatiemanagement, relatiemanagement, financiën, contractbeheer, pricing en issue- en risicomanagement.

Hebben we een contract of is het koers?

Profwielrenner Maarten Ducrot zorgde voor een luchtige noot en een gooide de knuppel in het hoenderhok in een zaal vol serieuze deelnemers. Maarten zette de discussie over de toegevoegde waarde van Contract Management op scherp door te stellen dat de wielersport onder meer verziekt is geraakt door de ‘tekentafelmanagers’ en de ploegleiders, waardoor de regie over renners in het peloton niet meer bij de renners zelf ligt, maar bij de ploegleiders. Voorheen konden de renners nog zelfstandig afspraken en dealtjes maken (en vervolgens soms weer verbreken) met andere renners en concurrenten en was dit vast onderdeel van de tactiek om als eerste over de finish te komen. Deze ‘tekentafelmanagers’ stonden voor Maarten model voor de contractmanagers, die naar zijn mening vaak onderdeel zijn van een organisatie probleem. De meeste deelnemers en contractmanagers in de zaal kregen zo de spiegel voorgehouden, maar konden desondanks de provocerende bijdrage van Maarten goed waarderen.

Positionering Contract Management binnen een organisatie

Hoe Contract Management te organiseren en positioneren binnen de eigen organisatie? Hier werd geen eenduidig antwoord op gegeven. De deelnemende organisaties hebben Contract Management op verschillende manieren ondergebracht. Klassiek is het onderbrengen bij de afdeling Inkoop, bij deze afdeling heeft Contract Management haar wortels. Bij VGZ, zo vertelde Dennis Eker, is de afdeling Concern Inkoop verantwoordelijk voor alle contractbeheer, contractmanagement en leverancier management. Bij steeds meer organisaties zien we echter dat de positie van Contract Management verzelfstandigt of verschuift. Bijvoorbeeld naar de afdeling Legal, zoals tijdens de presentatie door Simone Davina van Siemens werd toegelicht. Bij Siemens worden de contractmanagers vooral ingezet om grote infrastructuur projecten te faciliteren met het verkopen en contractueel bewaken van projecten. Als zodanig legt de contractmanager verantwoording af aan de projectmanager, die tevens de eindverantwoordelijke eigenaar van het contract is. Ook verschuift de rol van contractmanager steeds vaker naar decentrale afdelingen, zoals bijvoorbeeld naar de afdeling ICT. Voordeel hiervan is dat de contractmanager dichter op de business zit en – met kennis van de inhoud – tijdiger en beter kan besturen en interveniëren. Een nadeel kan zijn dat de contractbeheerder of –manager niet betrokken is bij het voortraject, waardoor het contract dat met een klant of leverancier is afgesloten op zijn of haar bordje komt (of erger: ‘over de schutting gegooid wordt’) om het vervolgens te managen.

Contractmanager, een schaap met vijf poten?

De vereisten aan een goede contractmanager zijn tegenwoordig groot. Hij of zij moet een groot aantal eigenschappen bezitten en situationeel kunnen inzetten. Soms flexibel zijn, dan weer star. Uitstekende relatiebeheerder, maar ook goed in staat om te onderhandelen. Analytisch vaardig, maar tevens buiten gebaande paden kunnen denken. Kennis van de industrie en zakelijk scherpzinnig. En dat alles op het juiste moment. Een dergelijk schaap met vijf poten is natuurlijk lastig te vinden. We zien bij het contracteren van projecten in de praktijk steeds vaker twee typen contractmanagers acteren: 1. contractmanagers tijdens de pre-contractfase die samen met de inkopers en projectmanager zorgen voor de totstandkoming van de overeenkomst en 2. De contractmanager die de uitvoering van het contract monitort en bijstuurt, vaak vanuit de decentrale afdeling(en).

Contract Management methodieken

Met de enorme toename van het aantal uitbestedingsovereenkomsten heeft de IT sector het jonge vakgebied Contract Management inmiddels omarmd. De methode CATS CM biedt een methodische aanpak voor Contract Management voor IT projecten en bedrijven en wordt in Nederland steeds vaker toegepast. CATS is echter geen internationale standaard. The International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) heeft wel industriestandaards ontwikkeld voor Contract Management op basis van best practices. IACCM is echter in Nederland nog nauwelijks bekend. In het voorjaar van 2014 komt een nieuwe versie van de CATS CM uit, waarbij onder meer volwassenheidsniveaus voor Contract Management binnen organisaties is opgenomen.

Meer informatie over Contract Management

Voor meer informatie over Contract Management kunt u vrijblijvend contact opnemen via: contractmanagement@follon.nl. Follon & Partners is aangesloten bij de Nederlandse beroepsvereniging van Contract Management (NBCM).